Atto dell'autorità di controllo comune dell'Europol 99-C 149-01

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Unione europea

1999 A diritto diritto Atto dell'autorità di controllo comune dell'Europol 99/C 149/01
che stabilisce il proprio regolamento interno Intestazione 8 settembre 2009 75% Diritto

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L'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE,

vista la convenzione, basata sull'articolo K.3 del trattato sull'Unione europea, che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol)(1), in particolare l'articolo 24, paragrafo 7,

considerando che spetta all'autorità di controllo comune stabilire, con decisione presa all'unanimità, il proprio regolamento interno,

HA ADOTTATO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

REGOLAMENTO INTERNO

DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE DELL'EUROPOL

TITOLO I - FUNZIONI E COMPETENZE DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE

Articolo 1 - Funzioni
1. L'autorità di controllo comune è incaricata di vigilare, nel rispetto della convenzione, sull'attività dell'Europol per accertarsi che la memorizzazione, il trattamento e l'utilizzazione dei dati in possesso dei servizi dell'Europol non ledano i diritti della persona. Essa controlla inoltre la legittimità della trasmissione dei dati provenienti dall'Europol (articolo 24, paragrafo 1, prima e seconda frase, della convenzione).
2. A tal fine, l'autorità di controllo comune svolge in particolare le seguenti funzioni:
a) esame delle decisioni costitutive degli archivi (articolo 12, paragrafo 1, seconda frase, e paragrafo 2, terza frase, della convenzione);
b) esame delle disposizioni relative alla stesura delle relazioni sul richiamo di dati di carattere personale (articolo 16, prima frase, della convenzione);
c) esame delle norme generali per la trasmissione di dati di carattere personale da parte dell'Europol agli Stati e ad organismi terzi (articolo 18, paragrafo 2, seconda frase, della convenzione);
d) esame delle questioni relative a:
  • applicazione e interpretazione della convenzione connesse con l'attività dell'Europol per quanto riguarda il trattamento e l'utilizzazione di dati di carattere personale (articolo 24, paragrafo 3, primo caso, della convenzione),
  • controllo indipendente effettuato dalle autorità di controllo degli Stati membri (articolo 24, paragrafo 3, secondo caso, della convenzione),
  • esercizio del diritto all'informazione (articolo 24, paragrafo 3, terzo caso, della convenzione),
  • elaborazione di proposte armonizzate in vista di soluzioni comuni ai problemi che si presentano (articolo 24, paragrafo 3, quarto caso, della convenzione);
e) verifica della legittimità e della correttezza dell'eventuale memorizzazione, rilevamento, trattamento ed utilizzazione di dati di carattere personale da parte dell'Europol su richiesta dell'interessato (articolo 24, paragrafo 4, della convenzione);
f) stesura periodica di relazioni di attività (articolo 24, paragrafo 6, della convenzione).
Articolo 2 - Competenze
1. Nello svolgimento delle sue mansioni, l'autorità di controllo comune è dotata delle competenze conferitele dalla convenzione.
2. In particolare, l'autorità di controllo comune è autorizzata ad ottenere informazioni dall'Europol, ad ottenere l'accesso a tutti i documenti e agli archivi cartacei, nonché a qualsiasi altra informazione memorizzata dall'Europol, nonché ad ottenere libero accesso in qualsiasi momento a tutti i locali dell'Europol (articolo 24, paragrafo 2, della convenzione). Ciò include l'informazione su hardware e software e l'accesso ai medesimi, ogniqualvolta sia necessario per lo svolgimento delle funzioni dell'autorità di controllo comune. Le modalità possono essere fissate in accordi tra l'autorità di controllo comune e il consiglio di amministrazione dell'Europol.
Articolo 3 - Comitati
1. L'autorità di controllo comune istituisce il comitato di cui all'articolo 24, paragrafo 7, della convenzione.
2. Può istituire una o più commissioni interne e determinarne la composizione e le competenze (articolo 24, paragrafo 8, della convenzione).

TITOLO II - REGOLAMENTO INTERNO DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE

Articolo 4 - Composizione
1. L'autorità di controllo comune è composta da al massimo due membri o rappresentanti di ciascuna delle autorità di controllo nazionali che costituiscono una delegazione. Ciascun membro può avere un supplente. I membri dell'autorità di controllo comune e i loro supplenti sono nominati per cinque anni dai rispettivi Stati membri (articolo 24, paragrafo 1, terza frase, della convenzione); tale mandato è rinnovabile.
2. I membri dell'autorità di controllo comune e i loro supplenti sono indipendenti, non ricevono istruzioni nello svolgimento delle loro mansioni e sono soggetti soltanto alla legge. In particolare, essi non devono essere contemporaneamente membri di un altro organismo istituito secondo la convenzione o far parte del personale dell'Europol.
In casi di conflitto di interessi, la persona interessata notifica tale interesse e non partecipa alle discussioni e alle decisioni sul caso e può, ove necessario, essere esclusa a maggioranza dei voti espressi a scrutinio segreto dalle delegazioni che partecipano alla riunione. La persona interessata viene ascoltata prima che si proceda all'esclusione, ma non partecipa alla decisione. Una persona che si ritiri o venga esclusa può farsi sostituire dal supplente.
3. Possono essere nominati membri dell'autorità di controllo comune o supplenti solo coloro che posseggono le capacità richieste (articolo 24, paragrafo 1, terza frase, della convenzione). Particolare attenzione viene rivolta ai requisiti relativi alla designazione del comitato per i ricorsi.
4. Qualora un membro dell'autorità di controllo comune non possa assistere ad una riunione, può farsi rappresentare dal suo supplente.
5. La carica di membro dell'autorità di controllo comune termina quando la persona in questione si dimette o cessa di essere membro o rappresentante dell'autorità di controllo nazionale, a meno che il suo mandato sia confermato dallo Stato membro interessato. La nomina a membro non può essere revocata se non in base alla legislazione nazionale. La presente disposizione si applica, con gli opportuni adattamenti, anche ai supplenti.
Articolo 5 - Presidenza
1. L'autorità di controllo comune elegge al suo interno un presidente e un vicepresidente a maggioranza di due terzi dei voti espressi, a scrutinio segreto, dalle delegazioni presenti. Il vicepresidente non può essere membro della delegazione del presidente. Se nessuno dei candidati ottiene la maggioranza richiesta nel primo turno di votazione, si procede a un secondo turno tra i due candidati che hanno ottenuto il maggior numero di voti. Il presidente e il vicepresidente sono eletti per un periodo di due anni, prorogabile per un secondo mandato di un anno.
2. Il presidente rappresenta l'autorità di controllo comune e ne presiede le riunioni. Egli vigila sul corretto andamento dei lavori; convoca le riunioni dell'autorità di controllo comune e ne fissa il luogo, la data e l'ora. Apre e chiude le sedute, prepara l'ordine del giorno provvisorio e assicura l'esecuzione delle decisioni dell'autorità di controllo comune.
3. In caso di assenza del presidente, il vicepresidente ne fa le veci. In assenza del vicepresidente, il membro più anziano in termini di età fa le veci del vicepresidente. La prima riunione dell'autorità di controllo comune è convocata e presieduta dal membro più anziano in termini di età sino all'elezione del presidente.
4. L'autorità di controllo comune può, al fine di preparare i propri lavori in merito a questioni particolari, nominare tra i propri membri, su proposta del presidente, uno o più relatori. In caso d'urgenza, il presidente può procedere a tale nomina direttamente. In tal caso egli ne informa senza indugio i membri dell'autorità di controllo comune.
5. Il presidente o la maggioranza delle delegazioni possono chiedere la presenza del direttore alle riunioni e invitare ad esse membri del personale dell'Europol, esperti nazionali, ufficiali di collegamento e altre persone.
Articolo 6 - Metodi di lavoro
1. L'autorità di controllo comune si riunisce almeno quattro volte all'anno. Si riunisce altresì su iniziativa del presidente e ogniqualvolta almeno tre delegazioni presentino una richiesta scritta motivata ovvero una proposta orale nel corso di una precedente riunione. Il presidente del consiglio di amministrazione e il direttore dell'Europol possono proporre punti da iscrivere all'ordine del giorno e proporre la convocazione dell'autorità di controllo comune.
2. Ad eccezione dei casi ritenuti urgenti dal presidente, la notifica della convenzione della riunione deve giungere almeno due settimane prima della riunione e ad essa vengono acclusi l'ordine del giorno provvisorio e i documenti necessari per la riunione, a meno che la natura dei documenti stessi non lo consenta. L'ordine del giorno definitivo viene adottato all'inizio di ogni riunione.
3. Le riunioni dell'autorità di controllo comune sono valide solo se vi partecipano almeno i due terzi delle delegazioni. Le decisioni vengono adottate a maggioranza semplice delle delegazioni presenti, salvo che il presente regolamento interno disponga diversamente. Ciascuna delegazione ha diritto a un voto. In caso di parità, prevale il voto del presidente.
4. Le riunioni dell'autorità di controllo comune non sono pubbliche. I suoi documenti sono riservati, a meno che l'autorità di controllo comune disponga diversamente. Tuttavia, i documenti trasmessi dall'Europol sono soggetti alle norme sulla segretezza di cui all'articolo 31, paragrafo 1, della convenzione.
5. L'autorità di controllo comune si riunisce sulla base di documenti e progetti redatti in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea. Sono ammesse deroghe a tale regola solo in casi di urgenza. Tuttavia, ogni delegazione ha il diritto di chiedere una traduzione nella propria lingua.
6. Le decisioni dell'autorità di controllo comune possono essere adottate tramite procedura scritta, sempreché tale procedura sia stata approvata da tutte le delegazioni in riunione. In casi urgenti il presidente è autorizzato a ricorrere alla procedura scritta. In entrambi i casi il presidente trasmette un progetto di decisione ai membri dell'autorità di controllo comune. Se le delegazioni non si oppongono al progetto di decisione, tradotto nelle rispettive lingue ufficiali, entro un termine stabilito dal presidente e non inferiore a 14 giorni dalla notifica, la proposta è considerata adottata. Qualora entro cinque giorni lavorativi dalla notifica del progetto di decisione, una delegazione chieda un dibattito orale in sede di autorità di controllo comune, la procedura scritta viene sospesa.
Articolo 7 - Controlli in loco ed esperti
1. Nell'ambito delle competenze conferitele dall'articolo 24 della convenzione, l'autorità di controllo comune può eseguire controlli sulla protezione dei dati presso l'Europol.
2. L'autorità di controllo comune può nominare uno o più membri incaricati di eseguire questi controlli. Tali membri possono essere assistiti da esperti, nel modo ritenuto appropriato dall'autorità di controllo comune. Tali esperti sono selezionati unicamente da un elenco preventivamente stilato dall'autorità di controllo comune e da essa comunicato all'Europol. Gli esperti figuranti in tale elenco devono provenire dalle autorità di controllo nazionali e da organismi delle amministrazioni pubbliche, tranne nel caso in cui siffatti esperti non siano disponibili. Tutti gli esperti devono soddisfare i requisiti di sicurezza in vigore secondo i rispettivi diritti nazionali.
3. Per motivi di urgenza, il presidente può procedere alla nomina di tali membri ed esperti direttamente. In questo caso ne informa senza indugio i membri dell'autorità di controllo comune.
4. I membri dell'autorità di controllo comune incaricati di effettuare un controllo riferiscono alla medesima in merito ai risultati della loro attività.
Articolo 8 - Procedura in caso di violazioni
Qualora l'autorità di controllo comune constati violazioni di disposizioni della convenzione per quanto riguarda la memorizzazione, il trattamento o l'utilizzazione di dati di carattere personale, ne informa il direttore dell'Europol e gli chiede una risposta scritta entro un termine stabilito. L'autorità di controllo comune, se ritiene che la risposta non sia sufficiente o non siastata trasmessa per tempo, ovvero se sorgono altre difficoltà, interpella per iscritto il consiglio di amministrazione (articolo 24, paragrafo 5, terza frase della convenzione). La mancata esecuzione di una decisione definitiva del comitato per i ricorsi è considerata una violazione della convenzione.
Articolo 9 - Processo verbale
Di ogni riunione dell'autorità di controllo comune è redatto un processo verbale. Il progetto di verbale è preparato dal segretariato sotto la direzione del presidente e sottoposto all'autorità di controllo comune per l'adozione nella successiva riunione. Ciascun membro ha il diritto di far modificare il processo verbale affinché rispecchi le osservazioni da esso formulate nel corso della riunione.
Articolo 10 - Relazione di attività
1. L'autorità di controllo comune redige una relazione di attività almeno ogni due anni. Almeno un mese prima che tale relazione sia trasmessa al Consiglio, il consiglio di amministrazione ha la possibilità di esprimere un parere, che viene allegato alla relazione (articolo 24, paragrafo 6 della convenzione).
2. L'autorità di controllo comune decide di pubblicare o meno la relazione di attività e, nel primo caso, decide in merito alle modalità della pubblicazione.

TITOLO III - REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO PER I RICORSI

Articolo 11 - Funzioni del comitato per i ricorsi
1. Il comitato per i ricorsi (in prosieguo denominato "il comitato") esamina i ricorsi previsti nell'articolo 19, paragrafi 6, 7 e 8, nell'articolo 20, paragrafo 4, e nell'articolo 22, paragrafo 3, della convenzione.
2. Il comitato adotta le decisioni definitive in merito alle questioni di cui al paragrafo 1.
3. Oltre alle competenze di cui all'articolo 2, paragrafo 2, il comitato è dotato dei poteri previsti dal presente capitolo.
Articolo 12 - Composizione
1. Il comitato è composto da un membro di ciascuna delegazione dell'autorità di controllo comune. Ogni membro può avere un supplente. I membri del comitato e i loro supplenti sono nominati per un periodo di cinque anni dall'autorità di controllo comune, su designazione della delegazione interessata. Il loro mandato è rinnovabile.
2. I membri del comitato e i loro supplenti devono possedere le qualifiche necessarie per esaminare e deliberare in merito ai ricorso di cui all'articolo 1, paragrafo 1, che comprendono tra l'altro conoscenze specialistiche in campo giuridico ed esperienza in materia di risoluzione delle controversie e di protezione dei dati.
3. Qualora un membro del comitato non possa assistere ad una riunione, egli può farsi rappresentare dal suo supplente.
4. La qualifica di membro del comitato viene meno quando la persona interessata si dimette o cessa di essere membro dell'autorità di controllo comune. Tale disposizione si applica altresì ai supplenti.
Articolo 13 - Indipendenza e imparzialità
1. Nello svolgimento delle loro mansioni i membri del comitato sono indipendenti e imparziali, non sono vincolati dalle istruzioni dell'autorità di controllocomune o di chiunque altro e sono soggetti soltanto alla legge. Per tutta la durata del loro mandato essi non possono svolgere attività incompatibili con i requisiti di indipendenza e imparzialità prescritti loro in quanto membri del comitato o con la disponibilità richiesta a tale fine. Le attività che sono o sono state svolte per conto dell'autorità nazionale di controllo non sono considerate incompatibili con l'attività svolta nel comitato. Le disposizioni del presente paragrafo si applicano altresì ai supplenti.
2. Qualora un membro del comitato o un supplente sia stato coinvolto nel caso in modo tale da dare adito a seri dubbi in ordine alla sua imparzialità, o in qualsiasi altra circostanza che possa recare pregiudizio alla corretta deliberazione su un ricorso, egli rende nota la sua posizione e si ritira dal caso.
3. Se una parte ricusa un membro o un supplente per i motivi di cui ai paragrafi 1 e 2, il comitato ascolta la persona interessata nonché le altre parti, quindi decide sulla questione in assenza della persona interessata e a scrutinio segreto.
4. Qualora una persona si dimetta o venga esclusa dal caso a norma del paragrafo 3, essa viene sostituita dal supplente.
Articolo 14 - Presidenza
1. Il comitato elegge al suo interno un presidente e un vicepresidente a maggioranza di due terzi dei voti espressi, a scrutinio segreto, dai membri presenti. Qualora nessun candidato ottenga la maggioranza richiesta al primo turno di votazioni, ha luogo un secondo turno tra i due candidati che hanno ricevuto il maggior numero di voti. Il presidente o il vicepresidente dell'autorità di controllo comune non può essere eletto presidente o vicepresidente del comitato né essere membro della stessa delegazione. Il presidente e il vicepresidente vengono eletti per un periodo di due anni. Essi possono essere eletti per un secondo mandato di un anno.
2. Il presidente presiede le riunioni e vigila sul corretto andamento dei lavori. Convoca le riunioni del comitato, ne fissa il luogo, la data e l'ora e prepara l'ordine del giorno provvisorio.
3. In caso di assenza del presidente, il vicepresidente ne fa le veci. In assenza del vicepresidente, il membro più anziano in termini di età fa le veci del vicepresidente. La prima riunione del comitato è convocata e presieduta dal membro più anziano in termini di età fino all'elezione del presidente.
4. Il comitato può, al fine di preparare le sue deliberazioni, nominare tra i propri membri, su proposta del presidente, uno o più relatori. In tali casi, il membro designato quale relatore appartiene in linea di massima allo Stato membro da cui proviene il ricorrente oppure, se il ricorrente proviene da uno Stato terzo, allo Stato membro cui il caso è più strettamente connesso. In caso d'urgenza, il presidente può procedere a tale nomina direttamente. In tal caso egli ne informa senza indugio i membri del comitato. Il relatore esamina il ricorso e presenta al comitato una relazione sulla sua ammissibilità nonché una proposta relativa ad ulteriori procedimenti con particolare riguardo alle misure preparatorie necessarie.
Articolo 15 - Rappresentanza
Il ricorrente può essere assistito o rappresentato da un avvocato o da un altro consulente. Il comitato può decidere di escludere dal procedimento un avvocato o un consulente in caso di comportamento gravemente scorretto. In caso di esclusione il presidente fissa un termine per consentire alla parte interessata di designare un altro avvocato o consulente; il procedimento è sospeso fino alla scadenza di tale termine. L'avvocato o il consulente esibisce, su richiesta del comitato, il mandato conferitogli dal ricorrente.
Articolo 16 - Lingue
1. I lavori vengono svolti in una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea. Il ricorrente sceglie la lingua ufficiale del procedimento. Questa è utilizzata nelle dichiarazioni orali e nei documenti scritti delle parti, nonché nei processi verbali e nelle decisioni del comitato.
2. I documenti redatti in una lingua diversa da quella del procedimento sono corredati di una traduzione in tale lingua. In caso di documenti molto lunghi, la traduzione può limitarsi a estratti o sunti. Il comitato può trasmettere in qualsiasi momento, in virtù delle sue competenze o su richiesta di una delle parti, una traduzione completa.
3. Se necessario, i servizi di interpretazione e traduzione vengono forniti, a titolo gratuito, a ogni membro del comitato e alle parti. Le decisioni del comitato sono tradotte in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea.
4. Qualora il ricorrente non conosca nessuna delle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea, la denuncia può essere presentata in un'altra lingua. Il ricorrente è tenuto a presentare un sunto in una delle lingue ufficiali. Il presidente o il relatore fa tradurre la denuncia nella lingua scelta.
Articolo 17 - Istruzione della procedura
1. Il ricorso viene introdotto mediante denuncia scritta depositata presso il segretariato dell'autorità di controllo comune entro tre mesi dalla data di ricezione della decisione dell'Europol da parte del ricorrente. In mancanza di una decisione, il ricorso è introdotto entro tre mesi dalla data di scadenza dei termini di cui all'articolo 19, paragrafo 6, all'articolo 20, paragrafo 4, e all'articolo 22, paragrafo 3, della convenzione. Qualsiasi dubbio in merito all'osservanza dei termini è risolto a favore del ricorrente.
2. Il ricorrente espone i motivi del ricorso. Nella denuncia devono risultare chiari l'identità del ricorrente, l'oggetto del ricorso e le motivazioni. La denuncia è corredata dell'eventuale documentazione giustificativa disponibile. Il ricorrente può ritirare la denuncia in qualsiasi momento.
3. Il segretariato notifica l'avvenuto ricevimento della denuncia entro quattro settimane e fornisce informazioni generali sullo svolgimento futuro del procedimento.
4. Se la denuncia non soddisfa i requisiti di cui al paragrafo 2, prima e seconda frase, e all'articolo 16, paragrafo 4, seconda frase, il segretariato invita il ricorrente a rettificare eventuali omissioni entro quattro settimane.
5. Il comitato respinge, su proposta del presidente o del relatore, i ricorsi che non soddisfino i requisiti previsti. Un ricorso presentato oltre i termini di cui al paragrafo 1 può essere accolto qualora il ritardo sia dovuto a circostanze particolari.
Articolo 18 - Esame preliminare
1. Se la denuncia soddisfa i requisiti stabiliti, essa viene esaminata dal comitato in base alle disposizioni seguenti, che tengono conto della convenzione, in particolare degli articoli 19, 20 e 22.
2. Copia della denuncia viene trasmessa all'Europol affinché comunichi le proprie osservazioni, che vengono presentate entro quattro settimane, prorogabili di altre due settimane.
3. Il comitato può decidere, in singoli casi, di coinvolgere nella procedura di ricorso anche una o più unità nazionali. Il ricorrente e l'Europol sono informati della decisione. Copia delle osservazioni dell'Europol e del ricorrente è in tal caso trasmessa alle pertinenti unità nazionali affinché, entro quattro settimane, prorogabili di altre due settimane, possano presentare le proprie osservazioni.
4. Una volta ricevute le osservazioni o scaduti i termini, il comitato dispone di tre mesi di tempo per esaminare la denuncia.
Articolo 19 - Informazioni supplementari
1. Il comitato può chiedere al ricorrente, all'Europol, alle unità nazionali, alle autorità di controllo nazionali o ad altri organi di fornirgli informazioni, elementi di prova o osservazioni. Le parti hanno il diritto di presentare al comitato suggerimenti riguardo all'assunzione delle prove o di chiedere l'ammissione degli elementi di prova. Il comitato esamina attentamente tali suggerimenti e richieste di ammissione nella misura necessaria all'esame del caso.
2. Il comitato può anche decidere di effettuare ispezioni in loco presso l'Europol. Si applica parimenti l'articolo 7. In tal caso il ricorrente o il suo consulente sono informati dell'esito delle ispezioni.
Articolo 20 - Accesso agli atti del procedimento
1. Tutte le parti hanno, se lo desiderano, accesso agli atti del procedimento e possono chiedere al segretariato dell'autorità di controllo comune di fornire loro, a proprie spese, estratti o fotocopie. L'accesso è negato qualora ciò sia necessario:
  • per il corretto svolgimento delle funzioni dell'Europol;
  • per la tutela della sicurezza e dell'ordine pubblico negli Stati membri o per la prevenzione della criminalità;
  • per la protezione dei diritti e delle libertà di terzi,
tutti casi nei quali non possono essere invocati gli interessi della persona in questione.
2. L'Europol, le unità nazionali e le autorità di controllo nazionali possono indicare in quale misura le informazioni da essi fornite non debbano essere messe a disposizione del ricorrente, specificando le ragioni di tale limitazione. Il comitato può chiedere ulteriori motivazioni. Se il comitato ritiene accettabili tali motivazioni, le informazioni in questione non vengono trasmesse. Il comitato può decidere diversamente, all'unanimità, solo in assenza di motivi accettabili. In tal caso il comitato può decidere di richiedere un sunto da mettere a disposizione del ricorrente o chiedere che talune informazioni vengano fornite a quest'ultimo.
Articolo 21 - Audizioni
1. Le parti, qualora ne facciano richiesta, sono sentite dal comitato. Il comitato informa debitamente le parti del loro diritto di essere sentite. Tale diritto si esercita per iscritto. Il comitato decide di ricorrere a una audizione orale su richiesta di una delle parti del procedimento, nella misura ritenuta necessaria per l'esame del caso. Il comitato informa debitamente le parti del loro diritto di essere sentite. Tutte le parti vengono informate a tempo debito dell'audizione orale e hanno il diritto di presenziarvi.
2. L'audizione è pubblica a meno che il comitato decida, d'ufficio o su richiesta di una delle parti, di escludere totalmente o parzialmente il pubblico qualora lo rendano necessario motivi di pubblica sicurezza, in particolare i motivi di cui all'articolo 19, paragrafo 3, della convenzione, o la tutela della vita privata di una persona, oppure nella misura strettamente necessaria, a giudizio del comitato, in particolari circostanze in cui la pubblicità potrebbe recare pregiudizio alla corretta decisione del ricorso. Qualora uno Stato membro coinvolto nella procedura oppure l'Europol richiedano di non ammettere il pubblico, il comitato può decidere diversamente, all'unanimità, solo in assenza dei motivi menzionati alla frase 1.
3. Il comitato può decidere, su richiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire una parte senza la presenza di terzi, qualora sia necessario per assicurare il corretto funzionamento dell'Europol, per tutelare la sicurezza di uno Stato membro o per proteggere gli interessi del ricorrente o di un terzo. Le parti assenti vengono informate dei lavori svolti in loro assenza.
Articolo 22 - Audizione di testimoni ed esperti
1. Il comitato può decidere, su richiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire testimoni. Tutte le parti e i testimoni interessati vengono informati a tempo debito dell'audizione. Si applica altresì l'articolo 21, paragrafi 2 e 3.
2. I testimoni convocati dal comitato hanno diritto al rimborso delle spese di viaggio e di alloggio e ad una compensazione per il mancato guadagno nella misura ritenuta equa dal comitato. Essi possono ricevere i necessari anticipi. Tutti i pagamenti sono a carico del bilancio dell'autorità di controllo comune.
3. I testimoni sono sentiti dal comitato. I membri del comitato possono interrogare i testimoni. Con l'autorizzazione del presidente, le parti possono interrogare i testimoni. Prima dell'inizio dell'udienza, il presidente rammenta ai testimoni che sono tenuti a dire la verità.
4. Il comitato può nominare esperti e definire i loro compiti. Gli esperti hanno diritto ad un compenso per il lavoro svolto. Il comitato può decidere di sentire gli esperti. Si applicano inoltre le regole relative all'audizione dei testimoni.
Articolo 23 - Dichiarazioni conclusive
Prima di prendere una decisione definitiva, il comitato invita tutte le parti a fare dichiarazioni conclusive.
Articolo 24 - Processo verbale
1. Il comitato redige un processo verbale dei procedimenti che rispecchia l'andamento di ogni audizione e le dichiarazioni rilasciate nel corso della stessa. Le parti possono richiedere che taluni documenti o talune dichiarazioni vengano inclusi, integralmente o in parte, nel processo verbale. Il processo verbale viene firmato dal presidente, trasmesso alle parti e allegato agli atti del procedimento. Nei casi di cui all'articolo 21, paragrafo 2, o all'articolo 2, o all'articolo 22, paragrafo 1, il comitato impone alcune limitazioni.
2. L'articolo 9 si applica altresì a tutte le riunioni del comitato alle quali le parti non partecipano.
Articolo 25 - Decisioni e riservatezza
1. Le riunioni del comitato sono valide solo se vi partecipano i quattro quinti dei membri o dei loro supplenti.
2. Le decisioni vengono adottate a maggioranza semplice dei membri o supplenti presenti alla riunione, salvo che il presente regolamento o la convenzione dispongano diversamente. In caso di parità, prevale il voto del presidente. Tutti coloro che prendono parte alla decisione definitiva devono aver partecipato ad una audizione.
3. Le deliberazioni del comitato rimangono riservate.
4. Nella decisione definitiva del comitato figurano i nomi delle parti e dei loro rappresentanti, i nomi dei membri del comitato che hanno partecipato alla decisione, la data nella quale la decisione è pronunciata, la parte dispositiva della decisione, una breve esposizione dei fatti del caso e le motivazioni. La decisione viene pronunciata in una sessione pubblica e notificata alle parti. Copia della decisione è trasmessa all'autorità di controllo comune.
Articolo 26 - Notificazioni
Le notificazioni e le altre comunicazioni alle parti, ai testimoni e agli esperti vengono trasmesse con mezzi tali da garantire che i destinatari vengano debitamente informati e che, se necessario, ciò possa essere verificato.
Articolo 27 - Spese
1. Il comitato decide in merito alle spese del procedimento nella sua decisione definitiva. Il procedimento dinanzi al comitato è gratuito. In caso di proposizione del ricorso, le spese necessarie sostenute dal ricorrente per la presentazione e il procedimento sono imputate, interamente o in parte, all'Europol, nella misura ritenuta equa dal comitato.
2. Al ricorrente che non sia in grado di sostenere in tutto o in parte le spese del procedimento può essere concesso in qualsiasi momento, su richiesta, un contributo per coprire tali spese. All'atto della presentazione della domanda egli acclude alla stessa i documenti attestanti il suo stato di necessità. Il comitato può revocare in qualsiasi momento il contributo, qualora i requisiti in base ai quali esso è stato concesso mutino nel corso del procedimento. In caso di approvazione del contributo, le spese sono imputate al bilancio dell'autorità di controllo comune. Se ciò è giustificato, la decisione definitiva può prescrivere ad una parte di restituire al bilancio dell'autorità di controllo comune gli anticipi concessi. Nel presentare la domanda il ricorrente dichiara di acconsentire al pagamento delle spese, ove prescritto dalla decisione definitiva.
Articolo 28 - Regolarità delle procedure
Nei casi non contemplati dal presente regolamento interno, il comitato provvede a che lo svolgimento del procedimento sia conforme ai principi generali del diritto comunitario di cui all'articolo F, paragrafo 2, del trattato sull'Unione europea.

TITOLO IV - DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 29 - Segretariato
1. Nello svolgimento delle sue mansioni l'autorità di controllo comune è assistita da un segretariato situato presso la sua sede. Il segretariato è un organo permanente, i cui membri sono assunti unicamente in base alla competenza. I membri agiscono esclusivamente nel vero interesse dell'autorità di controllo comune, sono totalmente indipendenti dall'Europol e non accettano istruzioni da nessun'altra autorità. Le assunzioni o i distacchi del personale del segretariato avvengono su proposta dell'autorità di controllo comune. I membri del personale del segretariato non svolgono altre attività lavorative senza l'autorizzazione del presidente dell'autorità di controllo comune.
2. Il segretariato è posto sotto la direzione del presidente dell'autorità di controllo comune in base alle norme stabilite da detta autorità. Il segretariato fornisce inoltre servizi al comitato per i ricorsi. Nell'esercizio di tali funzioni esso è posto sotto la direzione del presidente di detto comitato. Il segretariato tiene un registro dei ricorsi e di ogni altro documento.
3. Il segretariato assicura inoltre che gli obblighi di cui all'articolo 32 della convenzione siano rispettati nei lavori dell'autorità di controllo comune.
Articolo 30 - Riservatezza
1. I membri dell'autorità di controllo comune, i supplenti, gli esperti e i membri del segretariato sono tenuti a trattare in maniera riservata le informazioni di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito della loro attività, a meno che il corretto svolgimento delle loro mansioni richieda altrimenti. Tale obbligo sussiste anche dopo la cessazione dall'incarico.
2. All'atto della loro nomina, i membri dell'autorità di controllo comune, i supplenti, gli esperti e i membri del segretariato dichiarano di accettare detti obblighi.
3. Nel caso di violazioni dell'obbligo di riservatezza, un membro dell'autorità di controllo comune o il suo supplente può essere sospeso a maggioranza dei due terzi delle votazioni espresse a scrutinio segreto dalle delegazioni che partecipano a una riunione dell'autorità di controllo comune. L'interessato è ascoltato prima che sia presa la decisione, ma non partecipa alla stessa. La presente disposizione si applica allo stesso modo al comitato per i ricorsi, qualora la violazione dell'obbligo di riservatezza interessi i lavori di quel comitato. In tal caso l'autorità di controllo comune è informata senza indugio.
Se un membro viene sospeso, esso è sostituito dal suo supplente. La decisione di sospensione è comunicata all'autorità di controllo nazionale che ha nominato il membro sospeso.
Articolo 31 - Bilancio e spese
1. Il segretariato prepara il progetto di bilancio annuale da sottoporre all'autorità di controllo comune; una volta approvato, il progetto viene trasmesso al consiglio di amministrazione prima delle consultazioni previste dall'articolo 24, paragrafo 9, della convenzione.
2. L'autorità di controllo comune decide circa l'erogazione dei fondi di bilancio ad essa destinati, che vengono amministrati dal segretariato.
3. Le spese dell'autorità di controllo comune e del comitato per i ricorsi, comprese le spese per i membri di detto comitato ed i loro supplenti, necessarie al corretto esercizio delle loro funzioni, sono a carico del bilancio dell'autorità di controllo comune in base alle norme da essa stabilite.
Articolo 32 - Modifica del regolamento interno
Le modifiche del presente regolamento interno vengono adottate all'unanimità dall'autorità di controllo comune e sottoposte all'approvazione unanime del Consiglio (articolo 24, paragrafo 7, prima frase, della convenzione).
Articolo 33 - Valutazione
Il presente regolamento interno è sottoposto ad una valutazione da parte dell'autorità di controllo comune entro tre anni dopo la sua entrata in vigore.
Articolo 34 - Entrata in vigore del regolamento interno
Il presente regolamento interno entra in vigore il giorno successivo a quello dell'approvazione da parte del Consiglio, a norma dell'articolo 24, paragrafo 7, della convenzione(2).

Fatto a Bruxelles, addì 22 aprile 1999.

Per l'autorità di controllo comune

Il presidente
Fergus GLAVEY

(1) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 1.

(2) Il regolamento interno è stato approvato dal Consiglio il 21 aprile 1999.

DICHIARAZIONE DEL CONSIGLIO

sull'articolo 4, paragrafo 5, e sull'articolo 12, paragrafo 4, adottata all'atto dell'approvazione del regolamento interno dell'autorità di controllo comune dell'Europol
Gli Stati membri concordano sul fatto che la cessazione della carica di membro o di supplente dell'autorità di controllo comune prima del termine previsto non possa verificarsi in particolare per motivi riguardanti lo svolgimento della funzione nell'ambito del comitato per i ricorsi.